Tramite la segreteria il futuro partecipante viene contattato dall’organizzazione dell’evento e, se accetta di partecipare, riceve tutte le informazioni tecniche e logistiche per essere presente.
In questa fase il lavoro della segreteria organizzativa è quello di prendere in carico la lista dei possibili invitati all’evento che si sta organizzando e iniziare un’attività di contatto per sondare la disponibilità a ricevere informazioni.

 Se il futuro partecipante accetta si passa all’invito vero e proprio che, a seconda della tipologia di evento, può essere più o meno articolato. Una volta confermata la partecipazione dell’invitato si deve attivare una fase di comunicazione logistica piuttosto articolata che va dai trasferimenti da e per la sede dell’evento alla prenotazione ed emissione di biglietti ferroviari ed aerei, da eventuali pernottamenti alle modalità di partecipazione al programma dell’evento con orari e dead-line da rispettare ad esempio per l’invio di documentazione necessaria al viaggio. La segreteria contatterà personalmente il partecipante per ottenere tutte le informazioni necessarie a garantire la sua presenza e la sua soddisfazione.

Diversi aspetti emergeranno proprio in questa sede: la previsione di un accompagnatore o accompagnatrice, esigenze particolari o intolleranze alimentari, informazioni pratiche sul luogo dove avverrà l’evento (in particolare se si tratta di un viaggio incentive). Sono tantissimi i dettagli che si moltiplicano per il numero dei partecipanti e chi si occuperà della loro gestione è proprio la segreteria organizzativa.
Le informazioni raccolte vengono regolarmente condivise con l’azienda che organizza l’evento proprio per renderla partecipe e consapevole di come sta evolvendo la realizzazione dell’evento.
Gestione e Ottimizzazione database email e contatti per eventi aziendali.

Post evento
Una volta concluso l’evento la segreteria organizzativa si occupa di raccogliere i feedback dei partecipanti, ad esempio con un questionario, se previsto. In questa fase vengono anche gestiti eventuali rimborsi viaggio o esigenze emerse nel dopo evento. La segreteria può anche occuparsi di recapitare del materiale di follow up, come un piccolo book fotografico o altri contenuti riassuntivi e celebrativi dell’evento appena concluso, con lo scopo di alimentare un ricordo gradevole dell’esperienza.